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餐飲企業存貨管理應具備哪些思維

時間:2019-11-23 09:30:32 | 責任編輯:安迪

[摘要]前幾天,和閨蜜聚會一起聊天,聊到一個真實案例:一家規模不小的餐飲企業,因為存貨管理上的一些紕漏,竟被一個小小的采購主管貪掉數幾萬元,讓我很吃驚,估計這也是很多餐飲老板很關注的話題。

前幾天,和閨蜜聚會一起聊天,聊到一個真實案例:一家規模不小的餐飲企業,因為存貨管理上的一些紕漏,竟被一個小小的采購主管貪掉數幾萬元,讓我很吃驚,估計這也是很多餐飲老板很關注的話題,今天小可針對餐飲企業存貨管理應具備哪些思維一問題在網上查了些資料,希望可以幫助您。

餐飲企業存貨管理應具備哪些思維

千萬別以為這些問題不會出現在自家企業身上,存貨管理里面的門道,沒有下一定功夫很難摸清;而完善的存貨管理,則可以成為企業創造利潤的直接源頭,也可以防止物資或資金虧空,甚至有可能獲得零稅賦的巨大福利。但做到這些,需要對存貨管理有系統、全面的認識。作為非財務人員,該從何入手呢?餐飲企業存貨管理應具備哪些思維呢?

  1餐飲企業存在哪些管理盲區?

  某公司從2015年開始,從歐洲多國進口冷凍豬肉,并指定第三方代理代為保管。采購的冷凍豬肉在海關申報后,會暫時存放在報關代理倉庫。該公司采購部門想要提貨的時候,冷凍豬肉才從報關倉庫轉移到公司自營倉庫。

  2018年初,該公司管理層逐漸發現海外采購預付款出現了不合理的余額,且余額越來越大,預付款周轉天數也變得很長。根據這幾個財務數據,公司對采購相關流程和人員進行徹查,發現公司竟被虧空數千萬元!如果不是財務系統發現了數據的異常,這個損失還會繼續擴大。

  實際上,出現這種嚴重的問題,是因為公司的采購流程存在著巨大的真空地帶,存貨管理出現了嚴重的漏洞。

  在日常經營中,我們很多餐飲老板都非常重視技術、出品和銷售,但對財務不夠重視,包括不重視存貨等資產或負債類內容,這是企業管理上的盲區。也正是這個原因,才導致了案例中企業的嚴重損失。

  我們在實際經營中,應該提高對財務的重視度,尤其是對存貨管理的重視,因為對于維護企業的健康運作,財務不僅具有事后反饋的功能,更有提前預判的能力。

  那么,存貨管理是不是就等同于看好倉庫,保證不丟東西、不失火,以及沒有老鼠呢?當然不是。在說存貨管理的重要性之前,先說一下采購。采購是存貨來源的一個主要渠道,兩者是有機結合,不可分割,談存貨就必談采購,所以這里我們放在一起講。

  又為什么說存貨管理很重要呢?因為我們節約下來的采購成本,將會直接計入利潤,所以采購成本的控制,是創造利潤的源頭。因此我們不僅要重視銷售這個開源渠道,也要重視節流手段,即:重視采購成本的控制,存貨損失的防范——這也是存貨管理的兩個核心要點。

  2存貨怎樣管理才能成為“資產”?

  在資產負債表上,存貨歸類在流動資產欄目中。既然存貨反映在資產里面,那么上面的數字肯定就是我的資產了?其實不一定。

  我們開餐廳,都會經歷這樣的業務流程:出資開店——采購食材等物資——儲存物資,這樣就形成了存貨。存貨從企業外,進入到企業內,再到銷售出去的過程中,如果管理不善,很多環節都有可能出現問題,比如采購的價格虛高,品質有問題或數量不對,出現被偷盜或腐敗變質等庫存損失,那么即便賬上還有庫存的金額,但實際庫存已經不存在了。這部分資產不實,存在的潛在虧損,會誤導管理者對庫存的認知和對報表的解讀。

  在經營中,我們應該特別關注存貨的兩個要點,一是存貨管理要細分,二是存貨具有類金融屬性。

   點:細分存貨管理

  在我們的日常管理中,應該把存貨再細分為原材料、再產品和產成品。因為只有細分財務科目,我們才能根據存貨不同階段的狀態和屬性,有針對性地進行管理。

  第二點:存貨具有類金融屬性

  這一點非常重要。怎么理解呢?我們都知道,在采購中我們是可以佘購的,也就是平時說的壓供應商賬期。

  原則上,壓供應商貨款時間越長越好。但實際上,通常我們沒有賬期的話,供應商會給我們一個價格折扣。我們應該把這個價格折扣和對外融資成本進行對比。

  如果借款的成本更低,我們采購的時候就現款交易,拿到更多折扣;如果借款成本非常高,或者借不到錢,那么我們就佘購,寧愿不要折扣。這就是存貨的類金融屬性。

  3存貨管理包括哪些環節?

  上面提到了存貨可能出現的問題或漏洞,那么我們怎樣去解決這些問題呢?這就需要我們對存貨進行有效的管理。

  存貨管理涉及到采購和對采購回來的物資進行管理這兩個主要環節。

  1存貨管理的 個環節:采購管理

  采購管理的完整流程大致如下:廚師長根據物資需要,填寫采購單或物料領用單,交至店長或倉庫;店長或倉庫負責人是否有庫存物資,如果有就直接調撥,沒有則制定采購預算,交給采購部門審批;采購部門再交給財務部審批;財務部交給總經理審批。

  這是一個采購管理的完整流程,但在店面的實際操作過程中,會根據不同的金額,或者不同的采購品類,確定不同的采購授權級別和不同的授權手續。

  比如金額較小的,或生鮮菜品,可能會授權給店長,在餐廳周邊進行采購。而金額較大、較重要的采購,就要讓更高級別的管理者審批,進行風險把控。

  那么如何規范和改善采購流程呢?我們分三步走。

  采購管理 步:建立集中采購系統

  建立集中采購系統有以下好處:首先不用由每個店單獨采購,采購人員也不用每天跑市場,既節約了時間,也保證了品質;再者集中采購能產生規模效應,有更大的議價空間,獲得更大的價格優勢。

  集中采購主要包括六種方式,我們在下圖直接呈現:

  這里著重說一說圖中第六點:向農戶直接采購與自建農業合作社。

  自建農業合作社有什么好處呢?

  自建農業合作社,一來,可以保證物資的質量和供應的穩定性;二來,還能解決一個很重要的稅務問題:在原來的營銷稅時代,店面要按營業額交稅,即無論營業額高低。但2016年后營改增,只要店面增值稅的進項稅發票充足,就有可能實現零稅賦。這給餐飲企業帶來一個很大的福利,大家一定要利用好。

  更多的細節本文就不展開細說了,有興趣的讀者可以直接滑到文末,掃描海報二維碼進入直播間學習。

  采購管理第二步:供應商開發與供應商評估系統

  這個系統包括:根據采購物資的質量、價格、賬期、服務等幾個維度,做出供應商評估表。每個部門在自己的業務范圍內對供應商進行評分, 高分的供應商入選,排名二三位的則作為供應商儲備。供應商評估表范本如下:

  采購管理第三步:實施供應商管理和采購稽核

  流程理順后,每個過程我們都要設置相應節點,實施必要的監督復核。這是必不可少的重要流程。

  比如公司采購人員要對公司的物資進行采購詢價,監督供應商質量和報價的合理性、穩定性;賬務人員要定期盤點物資,核對單據的授權簽名,與供應商進行賬目核對等;此外,我們還要建立審計監察部門,對采購、財務等部門各環節的工作進行抽查審計等等。

  2存貨管理的第二個環節:存貨管理

  存貨管理共有三個要點:物資驗收入庫、倉儲與保管、存貨的計價方法。

  物資驗收入庫

  采購回來的物資,就要入庫形成存貨。這其中店面收貨是非常重要的環節。

  店面收貨有幾個必須重視的要點,一是制定驗收標準,形成手冊發放給驗收人員;每次驗貨都必須遵照手冊進行。二是驗收人員要輪崗,并且雙人復核。三是與供應商簽訂防腐條款,對供應商產生震懾作用。只有這樣才能保證驗收的嚴謹,防范舞弊。

  倉儲與保管

  原材料入庫之后,為了防止物料的虧空和損失帶來的潛在虧損,我們就要對庫存物資進行定期盤點和庫齡分析。這部分工作包括存貨盤點、庫齡分析和損毀處置。

  在存貨盤點環節,我們要特別重要以下幾點:

  1、一定要由財務人員親自去盤點,千萬不能委托廚房人員或者倉庫管理人員進行盤點。

  2、盤點過程有可能出現的盤盈或盤虧,都是問題,不要誤以為就是盤盈比盤虧好。盤盈一方面反映出管理不嚴謹,另一方面,盤盈可能意味著其它方面有我們難以預估的損失。

  存貨盤點是檢查庫存的數量、品類是否正確,但這還遠遠不夠,還需要對物資在庫的時間進行統計。因為餐飲企業很多物資都是有保質期的,盤點的時候東西還在,但可能已經變質腐敗了,那也就產生了損失。所以我們還要對庫齡進行分析。(庫齡分析的具體方法,可進入直播間學習了解)

  此外,如果庫存發生損毀,比如原材料的腐爛變質等,必須建立報損制度,并且經過審批之后,才能把這個數從賬上減下去。比如過期食品要填寫好名稱、數量、過期原因,了解損毀原因,追究責任,千萬不能由廚房或倉庫自行處置。

  存貨的計價方法

  了解了庫存管理的入庫驗收、倉儲保管兩個重要環節,是不是就夠了?

  不是的,還有一個庫存管理要點,就是在財務核算上,我們要清楚存貨的計價方法。因為物資是從采購,到進入庫存,再從倉庫領取,進入生產環節,再進入銷售環節。那么 后在報表上呈現的數據,也就是這些存貨的計價方法,也會影響到存貨的賬上金額,和當期成本費用的分攤。

  舉個例子:比如豬肉漲價前后,分批購入不同價格的豬肉,這兩批豬肉都同時存在于庫存當中,那么當月的豬肉成本價,應該按什么價格來計算呢?這就需要學習存貨的計價方法了。

  存貨的計價方法包括:實際購價法、知名先出法、后進先出法等等很多具體方法,需要了解詳情的可以跟公司的財務人員交流。

  但要注意的是,存貨的計價問題不可能完全解決,因為財務具有自身局限性,不可能完全精準地體現當月的利潤水平。所以財務與企業老板的溝通和解釋變得更為重要。餐飲老板也一定要學會理解報表,利用報表作為經營決策的指引。

本文內容來源于:餐飲杰
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